Hoofdstuk 1. ODF en Standaarden

Inhoudsopgave

ODF en Open Standaarden
Wat is een standaard?
Wat is een Open Standaard?
Wat is ODF?
Waarom is ODF zo belangrijk voor overheden?
Waar wordt ODF gebruikt?
Versies van ODF
Pro's en contra's
Voordelen van ODF
Nadelen van ODF
Wat gaat dat kosten?
Software
Hardware
Toegankelijkheid
Opleidingen
Samenvatting

Samenvatting

In dit hoofdstuk geven we antwoord op de volgende vragen:

  • Waarom hebben we Open Standaarden nodig?

  • Waarom hebben we ODF nodig?

  • Welke versie van ODF moet ik gebruiken?

  • Ik ben overtuigd, maar hoe overtuig ik mijn baas?

  • Wat zijn de voordelen van ODF?

  • Wat zijn de nadelen van ODF?

ODF en Open Standaarden

Wat is een standaard?

De dikke Van Dale, het referentieboek voor onze taal , omschrijft “standaard” als volgt:

tot model dienend wettig exemplaar van een eenheid van maat of gewicht

De meter is een goed voorbeeld van een standaard.

Wat is een Open Standaard?

Een Open Standaard is een publiek beschikbare specificatie om een bepaalde taak te volbrengen. Open Standaarden zijn tegenwoordig hete hangijzers als het gaat om hardware en software. Doordat iedereen de standaard mag gebruiken, neemt de uitwisselbaarheid tussen hardware en software toe. Een gebied waarin deze techniek zeer goed werkt is bijvoorbeeld de mobiele telefoniemarkt: fabrikanten zijn in een felle concurrentiestrijd verwikkeld wat betreft het aanbod van toestellen en hulpstukken, en je kunt met een toestel van merk A probleemloos naar een bezitter van een toestel van merk B bellen.

Open” betekent niet noodzakelijk gratis - hoewel dat vaak wel het geval is. Men verstaat onder een Open Standaard een specificatie die voor iedereen tegen dezelfde, redelijke voorwaarden beschikbaar is. Dus of je nu een groot bedrijf bent of een privégebruiker, je mag de standaard bijvoorbeeld tegen kostprijs van het afdrukken en opsturen inzien. Je hoeft nooit meer of minder te betalen omdat je tot een bepaalde categorie gebruikers behoort.

Alom bekende voorbeelden van Open Standaarden voor software zijn HTML, IP, TCP, SQL en PDF. Voor hardware kent iedereen wel de PCI-standaard.

Wat is ODF?

ODF staat voor Open Document Formaat. Het is een standaard die omschrijft hoe een document er wat de code betreft structureel moet uitzien. Deze standaard is erkend door ISO, de International Standardization Organization, en vastgelegd onder nummer 26300. ISO is geen onbekende. Iedereen kent wel de ISO-standaarden 9001 en 9002 voor bedrijfsbeheer, die door deze internationaal erkende organisatie uitgereikt worden.

ODF is geen programma. Het is slechts een beschrijving van hoe programma's met documenten moeten omgaan bij verwerking en opslag. Het ODF-formaat is sterk in opkomst in het bedrijfsleven en bij veel overheden, omdat het innovatie, stabiliteit, flexibiliteit en toegankelijkheid beoogt.

Omdat inhoud die zakelijk, publiek of cultureel van aard is blijvend toegankelijk moet zijn - denk maar aan geboorteaktes, contracten en archieven - nu en in de toekomst, zien velen in ODF de opvolger van bedrijfsspecifieke formaten zoals .doc, .wpd, .xls en .rtf, die deze mogelijkheden niet bieden.

Waarom is ODF zo belangrijk voor overheden?

Overheden gaan bijzonder veel om met documenten, en met bijzonder veel documenten. Deze documenten moeten te allen tijde toegankelijk zijn, bijvoorbeeld voor een burger die stamboom informatie zoekt. Voor overheden springen meteen een aantal voordelen in het oog:

  • Wiens eigendom is de informatie die de overheid opslaat? Juist, van de overheid. Maar het is alarmerend om vast te stellen dat overheden vandaag de dag steeds meer de mogelijkheid verliezen om hun informatie te bekijken, te veranderen en op te slaan. De overheid zou daarbij niet afhankelijk moeten zijn van technologie van een enkele leverancier.

  • Toegankelijkheid: Hoeveel een meter of een liter is, werd meer dan een eeuw geleden precies vastgelegd. Op vergelijkbare wijze zal een ODF-bestand binnen een eeuw nog toegankelijk zijn.

  • Interoperabiliteit: ODF helpt om de informatie in een document te scheiden van de toepassing die de informatie aanmaakt. Het document kan daarna naadloos en op een betrouwbare manier door andere toepassingen gebruikt worden, zonder tussenkomst van enige bedrijfsspecifieke code of andere beperkingen.

  • Competitie: Omdat ODF een echte open standaard is, maakt het de markt vrij voor verschillende leveranciers die met elkaar kunnen wedijveren over functionaliteiten en, niet onbelangrijk, over het prijskaartje dat daaraan hangt. Een mobiele telefoon kostte bijvoorbeeld een decennium geleden nog meer dan 500 euro. Door de werking van de vrije markt is die nu al verkrijgbaar voor een tiende van die prijs.

  • Keuze: Overheden zijn al te vaak gebonden aan upgrades, migratiestrategieën en prijzen van één bepaalde leverancier, soms zelfs zonder dat er een redelijk alternatief beschikbaar is. ODF biedt een grotere keuze door competitie tussen leveranciers, en laat zowel bedrijfsspecifieke als Open Source toepassingen toe naast elkaar te bestaan.

  • Lagere prijs: Nog een voordeel van de vrije markt. Dit is ook in het voordeel van de burger, die niet meer verplicht is om een duur programma aan te schaffen om met de overheid te kunnen communiceren. Gratis, vrije softwarepakketten om met ODF-bestanden te werken zijn immers voor iedereen beschikbaar.

  • Vernieuwing: ODF biedt een platform-onafhankelijk formaat waarop elk bedrijf of organisatie nieuwe toepassingen en diensten kan baseren. Door vanaf het begin een open standaard te gebruiken, blijven documenten toegankelijk ook nadat innovaties toegevoegd zijn aan de infrastructuur.

  • Behoud van cultureel erfgoed: Wie schrijft, die blijft. Meer dan ooit is dat met ODF het geval. Meer en meer documenten van potentieel historisch belang, zoals toespraken, beschrijvingen van uitvindingen, boeken, gedichten of liedjes worden in digitale vorm aangemaakt en opgeslagen. ODF is het enige bestandsformaat dat garandeert dat deze belangrijke informatie voor het nageslacht bewaard zal blijven.

  • Noodgevallen: Toen de tsunami delen van Thailand verwoestte, konden overheden en hulpverleners onmogelijk informatie over hulpacties delen, omdat elke partij een verschillend bestandstype gebruikte. Publieke toegang tot essentiële overheidsdiensten, of dat nu in noodgevallen of onder normale omstandigheden is, zou nooit beperkt mogen worden tot gebruikers van één merk software.

Waar wordt ODF gebruikt?

Veel administratieve diensten van steden, ministeries en NGO's hebben de overstap al gemaakt. Maar ook in de privésector en bij zowel grote bedrijven als het MKB is ODF in opmars. Een greep uit de Nederlandse gebruikers:

  • Boek- en kantoorvakhandel Paagman

  • HPB Advise en Finance

  • De gemeente Amsterdam

  • De gemeente Epe

  • ELCOT

  • PSA Peugeot en Citroën

Versies van ODF

Over versies van ODF hoef je je als gebruiker geen zorgen te maken. Omdat ODF gebaseerd is op XML kun je nieuwe features inbouwen in je software zonder risico dat de uitwisseling van informatie met gebruikers van oudere software problemen oplevert.

De actuele ODF specificatie (en degene die momenteel door vrijwel iedereen gebruikt wordt) is versie 1.1. De verschillen met ODF 1.0, dat is de door ISO goedkeurde versie, zijn miniem. De aanpassingen dienen vooral om een klein aantal features beter toegankelijk te maken voor mensen met functionele beperkingen. Je moet dan denken aan aparte beschrijvingen voor plaatjes, tabelkoppen en lagen in afbeeldingen. Dat is een simpele kwestie van een extra regeltje XML toevoegen.

Voor mensen met een functionele handicap, zoals blinden, is het dus relevant om met de laatste software te werken om die informatie te kunnen “zien”. Maar als ze informatie uitwisselen met anderen, die oudere software gebruiken die voor een eerdere versie van ODF gemaakt is, blijft eenmaal aangebrachte informatie intact. Je kunt die informatie uiteraard niet zien, maar het blijft behouden en als je het document na bewerking terugstuurt kan men aan de andere kant die toegankelijkheidsinformatie gewoon weer gebruiken.

[Opmerking]Conclusie

Op het gebied van implementatie in softwarepakketten hebben de vernieuwingen en veranderingen dus vrijwel geen effect: bestanden aangemaakt met een ouder programma zullen altijd leesbaar zijn in een nieuwer programma. Omgekeerd gaat er nooit informatie verloren wanneer je een document, dat is aangemaakt met behulp van een programma dat een nieuwere ODF-versie ondersteund, opent in een ouder programma. Het enige wat kan gebeuren is dat de informatie door dat ouder programma niet geïnterpreteerd wordt en dus niet zichtbaar is, maar ze blijft wel in het document zitten en je zult in staat zijn om de informatie, voor zover ze door het oudere programma getoond kan worden, te bekijken. Je document wordt dus niet ontoegankelijk omdat je het op een ouder systeem probeert te openen.