Hoofdstuk 2. Behoeftenanalyse

Inhoudsopgave

Bestaand gebruik in kaart brengen
Hoe ga je te werk?
Tekst toepassingen
Spreadsheets
Diapresentaties
Databases
Alles of niets?
Functionaliteit beoordelen
Soorten gebruikers
Stap voor stap werken
Compatibiliteit
Klanten
Leveranciers
Samenvatting

Samenvatting

Dit hoofdstuk behandelt de volgende zaken:

  • Hoe breng je de behoeften van gebruikers in kaart?

  • Is ODF overal in mijn ICT-omgeving te gebruiken?

  • Hoe spoor ik bestaande integraties met scripts en dergelijke op?

  • Moet ik meteen alles migreren naar ODF?

  • Kunnen bedrijven en organisaties die geen ODF gebruiken mijn documenten nog lezen?

Bestaand gebruik in kaart brengen

Hoe ga je te werk?

Om te achterhalen hoe ODF in jouw ICT-omgeving ingepast kan worden, moet je eerst goed zicht hebben op je huidige situatie. Stel daarom de volgende vragen aan sleutelgebruikers in je organisatie:

  1. In welke mate gebruik je op dit moment tekstverwerkingsprogramma's, spreadsheets en presentatieprogramma's?

  2. Hoe ingewikkeld zijn je documenten?

  3. Gebruik je templates (sjablonen) en/of macro's?

  4. Hoe vaak heb je toegang nodig tot oudere (+1 jaar) documenten?

  5. Hoe vaak moet je oudere documenten aanpassen?

  6. Op welke platformen en besturingssystemen maak je documenten aan en bekijk je ze?

  7. Welke desktop besturingssystemen wil je in de toekomst gebruiken?

  8. Hoe vaak moet je documenten delen binnen je organisatie en/of met derden?

  9. Ben je van plan om je documenten in toenemende mate via het web beschikbaar te stellen?

  10. Wat heb je geleerd van eerdere, vergelijkbare migraties, bijvoorbeeld van MS Office 2000 naar MS Office XP, of van WordPerfect naar MS Office, of van Lotus SmartSuite naar Lotus Symphony?

Als je het antwoord kent op deze vragen, ben je al een heel eind op weg. In de volgende paragrafen bespreken we een aantal aandachtspunten per component van de office suite.

[Opmerking]Moet ik dan andere software gaan gebruiken?

De vragen in dit hoofdstuk geven inderdaad de indruk dat niet alleen de methodes, maar ook de software moet veranderen, wil je ODF ondersteunen binnen je ICT-omgeving. We zullen in het volgende hoofdstuk mogelijke alternatieven beschrijven om ODF-bestanden aan te maken. We zullen ook zien dat er zeer eenvoudige oplossingen zijn, zoals de ODF plug-in voor MS Office. Maar zelfs als die gebruikt wordt, kun je hier en daar op problemen stuiten. Daarom raden we aan je bureau-omgeving allereerst goed te analyseren met behulp van onze vragenlijsten. Een goede voorbereiding is immers het halve werk.

Tekst toepassingen

Een aantal richtlijnen om het gebruik van tekst toepassingen in kaart te brengen:

  • Ga na welke bestandstypes je gebruikt. Maak ook een indexering van verschillende versies van een bestandstype. Bijvoorbeeld een .doc bestand kan in MS Word 95 formaat zijn, of in MS Word XP formaat.

  • Wordt HTML veel gebruikt om documenten op te slaan?

  • Gebruik je speciale code, zoals VBA? Gebruik je OLE-objecten?

  • Gebruik je een of andere vorm van links/shortcuts/snelkoppelingen in documenten om naar andere documenten te verwijzen?

  • Gebruik je sjablonen voor iconen of grafieken?

  • Gebruik je frames, textboxes, active content controls?

  • Gebruik je macro's?

  • Wordt de tekstverwerker veel gebruikt om E-mail attachments te versturen?

  • Gebruik je invulformulieren?

  • Gebruik je automatische spellingcorrectie? Woordenboeken? Of aangepaste woordenboeken?

  • Gebruik je AutoText?

  • Gebruik je wachtwoordbeveiliging?

Houd er ook rekening mee dat veel problemen bij de migratie naar ODF voorkomen kunnen worden door tekstverwerkingssoftware correct te gebruiken. Deze vijf eenvoudige richtlijnen maken je leven veel aangenamer:

  • Vermijd directe formattering. Gebruik karakter- en paragraafstijlen.

  • Gebruik paragraafinstellingen om de ruimte rond een regel te bepalen in plaats van hard returns (met de Enter-toets), met name in lijsten.

  • Gebruik de tekstflow-eigenschappen van een paragraaf in plaats van handmatige paginaovergangen.

  • Gebruik geen tabs of spaties om tekst uit te lijnen. Gebruik specifieke tab-stops of nog beter, een tabel.

  • Gebruik alleen algemeen beschikbare lettertypes (fonts).

Natuurlijk zorg je ervoor dat iedereen binnen je organisatie zich aan deze richtlijnen houdt.

Spreadsheets

  • Ga ook hier na welke bestandstypes de sleutelgebruikers in jouw organisatie gebruiken. Maak een lijst en specificeer ook de verschillende bestandstypes die hetzelfde achtervoegsel gebruiken. Een .xls bestand kan bijvoorbeeld in MS Excel 95 zijn, of in MS Excel 2000.

  • Gebruik je veel input vanuit tekstbestanden om data voor spreadsheets aan te leveren?

  • Gebruik je formules met optionele parameters?

  • Gebruik je statistische, financiële of rekenkundige functies?

  • Gebruik je Excel Pivot Tables?

  • Welke soorten diagrammen gebruik je? Bijvoorbeeld staaf-, taart- en/of blokdiagrammen.

Diapresentaties

  • Maak ook hier weer een lijst van gebruikte bestandstypes. Vergeet niet dat sommige software soms voor andere doeleinden gebruikt wordt, bijvoorbeeld MacroMedia Flash. Dit wordt soms ook gebruikt voor presentaties, terwijl het eigenlijk bedoeld is voor (web)animaties.

  • Hoe belangrijk zijn speciale effecten in presentaties, zoals gradiënten in 3 kleuren, dubbele en driedubbele randen, gestippelde randen?

  • Gebruik je voice-over in presentaties?

  • Gebruik je animaties in diagrammen?

  • Gebruik je mouse-over functionaliteiten?

Databases

Op het gebied van databases is het belangrijk om de kleine verborgen databases op te sporen. Die worden vaak ad hoc aangewend om een probleem op een snelle manier op te lossen. Dit zorgt helaas vaak voor problemen: de ontwikkelaars verdwijnen, of vergeten gewoonweg mee te delen dat ze een database hebben draaien op hun eigen PC voor een bepaalde taak te vervullen. Een tafel verder weet niemand van het bestaan van deze toepassingen.

Ga ook na in hoeverre de gebruikers hun eigen kleine databases gebruiken om adresgegevens op te slaan, zoals telefoonnummers en e-mailadressen.

[Waarschuwing]Databases zitten toch niet in de ODF specificatie?

De oplettende lezer heeft inderdaad gelijk: databasespecificaties komen niet voor in de bepalingen van het Open Document Formaat. Ze worden echter frequent aangeleverd samen met de andere toepassingen die deel uitmaken van een officepakket, en voeren vaak bewerkingen uit met tekstdocumenten, diapresentaties of spreadsheets. We achten het daarom raadzaam na te gaan in hoeverre dit soort databases een rol spelen in jouw ICT-omgeving.