Alles of niets?

Functionaliteit beoordelen

Als je de bovenstaande vragen per type documentverwerkingsprogramma beantwoord hebt, maak dan een analyse van de situatie door bijvoorbeeld elke functionaliteit te beoordelen op een schaal van 1 tot 3. Doe dit voor jezelf, maar verwerk ook de antwoorden van sleutelgebruikers binnen je ICT-omgeving in de uiteindelijke tabellen.

Tabel 2.1. Beoordelingsschaal voor office functionaliteiten

WaardeBelang
1Ik kan ermee leven als deze functionaliteit niet zou werken of als ik mijn manier van werken zou moeten aanpassen om dezelfde functionaliteit te verkrijgen.
2Als deze functionaliteit niet zou werken, ondervind ik problemen maar als er een workaround is, kan ik ermee leven.
3Deze functionaliteit is van vitaal belang voor mijn organisatie.

[Belangrijk]Maak die tabellen op!

Het is van groot belang om een duidelijk antwoord te hebben op al de bovenstaande vragen. Ga er niet van uit dat jijzelf, of een enkele gebruiker, het standaardgebruik van documenten binnen je organisatie weerspiegelt. Elk departement en elke groep van gebruikers vertoont verschillen, die te weiten zijn aan historische ontwikkelingen, verschillende beleidsmakers per gedeelte van de organisatie, verschillende competenties per departement enz. Gewapend met een degelijke analyse van je ICT-imgeving wordt omschakeling, zoals we beschrijven in de volgende hoofdstukken, een fluitje van een cent. We kunnen het belang van een degelijke voorbereiding in deze niet genoeg onderlijnen. Al te veel migraties blijken nachtmerries te zijn omdat men onvoldoende voorbereid aan de opgave begint.

Soorten gebruikers

Mogelijk zijn er in jouw organisatie verschillende soorten gebruikers. Meestal hanteren die gebruikers een bepaald type bestanden. Een voorbeeld van categoriseren:

  • De “huis-tuin-en-keuken gebruiker”: het overgrote deel van de gebruikers heeft een office pakket nodig om een tekst of een brief op te maken, hier en daar een spreadsheet voor wat eenvoudige berekeningen en misschien af en toe een diapresentatie. Deze gebruikers hanteren geen speciale functionaliteiten en zijn dus eenvoudig migreerbaar.

  • De boekhouder: hieronder vallen alle gebruikers die iets met financiën doen, dus niet alleen boekhouders, maar ook financieel analisten, bedrijfsleiders, logistieke planners, inkoop-beheerders, enz. Dit type gebruiker heeft vaak eigen, aangepaste document templates en maakt gebruik van speciale functionaliteiten in spreadsheets.

  • De ontwikkelaar: niet alleen software-ontwikkelaars, maar ook diegenen die binnen je organisatie verantwoordelijk zijn voor het aanmaken en beheren van templates. Deze gebruikers maken vaak gebruik van “hybride”-documenten: tekstbestanden, database operaties en spreadsheets die met elkaar verbonden zijn en waarbij input van één bestandstype aangemaakt wordt door output van een ander.

  • Wetenschappers: gebruiken vaak speciale bestandstypes en ingewikkelde berekeningen.

  • Systeembeheerders: hebben dikwijls lak aan wat de “gewone” gebruiker doet en werken op hun eigen manier, bijvoorbeeld met scripts.

Probeer ook in jouw organisatie de gebruikers in verschillende groepen onder te verdelen. Probeer in elke groep een “medeplichtige” te vinden, die je kan helpen testen en die later ook andere gebruikers in dezelfde groep kan bijstaan en eventueel trainen.

Stap voor stap werken

In het volgende hoofdstuk bekijken we de verschillende soorten programma's die ODF ondersteunen. Als voorbereiding op het maken van keuzes kun je drie testbestanden aanmaken, één per categorie. In een eerste bestand zet je alle functionaliteiten die in jouw ICT-omgeving gebruikt worden en die je met waarde 1 beoordeeld hebt. In een tweede bestand alle functionaliteit die je met waarde 2 beoordeeld hebt, in in een derde bestand alle “niet te missen”-functionaliteiten die je met waarde 3 beoordeeld hebt.

Als we straks de verschillende programma's uittesten, kunnen we beoordelen welke de meeste en welke de minste problemen opleveren. Op basis daarvan kun je een stappenplan maken voor de eigenlijke migratie.

Om snel vooruitgang te boeken, kun je besluiten om eerst de gemakkelijkste bestandstypes die in jouw organisatie in gebruik zijn, over te zetten.