Hoofdstuk 3. ODF-toepassingen en hulpmiddelen

Inhoudsopgave

Office suites
Inleiding
Tien dingen die je moet weten over MS Office alternatieven
Open Source office suites
Bedrijfsspecifieke office suites
Tekstverwerkers
Algemeen
Abiword
Scribus
Online suites en tekstverwerkers
Andere ODF-toepassingen
Tekst viewers
Spreadsheets
Vergelijking
ODF-conversietools
Wat verstaan we onder conversietools?
Commandoregelconversies
Grafische omzettingen
Uitgewerkt voorbeeld
Werkwijze
Conversiemacro's aanmaken
Test
Andere toepassingen
Toegankelijkheid
Content Management Systemen
Zoeksystemen
Samenvatting

Samenvatting

In dit hoofdstuk geven we een overzicht van de bestaande toepassingen die ODF (kunnen) ondersteunen. Wij geven hierbij voorrang aan Open Source toepassingen. Uiteraard bestaan er nog veel meer programma's, en er komen ook elke dag nieuwe toepassingen en hulpmiddelen bij. Deze lijst is dus niet volledig en heeft ook niet de intentie dat te zijn. Het is slechts een illustratie van het grote spectrum aan mogelijkheden.

Office suites

Inleiding

Met office suites bedoelen we een geheel van programma's. Een office suite bevat minimaal drie componenten:

  • Een tekstverwerker: voor het schrijven en bewerken van teksten in een natuurlijke taal, zoals bijvoorbeeld het Nederlands.

  • Een rekenblad: een programma om gemakkelijk eenvoudige rekenkundige bewerkingen uit te voeren, ook wel spreadsheet genaamd.

  • Een diapresentatieprogramma: om tijdens een mondelinge presentatie grafieken, schema's en overzichten in beeld te brengen. Deze informatie slaat het programma op in zogenaamde dia's of slides.

Daarnaast zijn nog allerlei toegevoegde functionaliteiten mogelijk, zoals bijvoorbeeld speciale ondersteuning voor grafische beeldbewerking, wiskundige berekeningen en formules, programma's om flowcharts te maken en nog veel meer.

Ter referentie geven we hier een overzicht van de meest voorkomende programmatypes en achtervoegsels die gebruikt worden om het betreffende bestandsformaat aan te duiden.

Tabel 3.1. Veel voorkomende suffixen

 MS OfficeODF
Tekst.doc.odt
Spreadsheet.xls.ods
Diapresentatie.ppt.odp

Tien dingen die je moet weten over MS Office alternatieven

Het moet gezegd worden: MS Office is niet het meest ideale pakket om ODF te ondersteunen. De meeste gebruikers, bedrijven en organisaties die een overstap overwegen, migreren van MS Office naar een alternatieve toepassing. Wij zullen in dit hoofdstuk uitgebreid op het onderwerp migratie ingaan, alsook op de mogelijkheid om ODF in MS Office te ondersteunen. Een aantal bedenkingen bij de overgang naar alternatieven:

  1. Overvloed aan keuze: Geloof het of niet, er zijn veel keuzemogelijkheden voor IT managers die overwegen om van MS Office over te stappen naar een alternatieve suite. Een eenvoudige Google search bewijst hoeveel pakketten met elkaar wedijveren om een plaatsje op de markt.

  2. Bespaar: de gemiddelde klant moet zo'n 350 euro ophoesten voor Office Professional 2007, en nog eens 200 euro voor de upgrade. De potentiële besparingsmogelijkheden zijn enorm, aangezien er geen enkel pakket duurder is dan MS Office. Bovendien is er veel gratis vrije software op de markt.

  3. Conversieraadsels: Eén van de belangrijkste redenen waarom MS Office dominant blijft in de office-arena is de heimelijke manier waarop documenten geformatteerd zijn. Onduidelijke en steeds weer veranderende specificaties bezorgen bedrijven en organisaties onnodige kopzorgen. Houd er rekening mee dat je een aantal problemen zult tegenkomen bij het overzetten van bestanden.

  4. Mix'n'Match: Outlook heeft Microsoft ook een enorme dominantie gegeven in de office markt. Maar er zijn ook hier vele alternatieven. Sommige office suites hebben ook een ingebouwde E-mail client, maar sommige hebben dat niet. De uitdaging is om bestaande programma's op zo'n manier te laten samenwerken, dat het geheel volledig voldoet aan alle vereisten binnen jouw organisatie, zodat je een compleet op maat gemaakte oplossing voor jouw ICT omgeving hebt.

  5. Fans van macro's zullen zich moeten aanpassen: De eeuwige pluim op de hoed van Microsoft is de macro-tool, waarmee gebruikers tijd kunnen besparen door een serie van ingewikkelde acties te comprimeren tot een macro. De kans bestaat dat macro's die je hebt aangemaakt in een bepaalde suite niet werken in een andere. Dit kan een ingewikkeld probleem blijken wanneer je wilt overschakelen van MS Office naar een andere suite.

  6. Favoriete features kunnen ontbreken of op een andere manier geïmplementeerd zijn: bijvoorbeeld Track Changes en pivottabellen. Aan de andere kant kunnen er een aantal onbekende features naar boven komen, die je nooit had kunnen verwachten van MS Office.

  7. Cross-platformondersteuning is niet de norm: Cross-platform ondersteuning is een overtuigende reden om te migreren vanuit MS Office. Webgebaseerde platformen zoals Google Documenten werken op elk platform waarmee je toegang hebt tot een browser. Andere suites draaien zowel op Windows, Mac, Linux, Solaris, grote machines en kleine zoals handheld devices. Zij bieden zodoende een veel grotere flexibiliteit, vooral op het gebied van hardware en met het oog op toegankelijkheid voor andersvaliden.

  8. Training: Hoeveel training de gebruikers nodig zullen hebben speelt een belangrijke rol bij de keuze voor een nieuw pakket. Aan de ene kant hebben veel suites dezelfde look en feel als MS Office, maar aan de andere kant zullen IT-managers er rekening mee moeten houden dat gebruikers begeleid moeten worden en zelf tijd zullen moeten investeren om de nuances van een nieuw pakket onder de knie te krijgen.

  9. Betere exportopties: Veel MS Office alternatieven hebben betere exportmogelijkheden, bijvoorbeeld opslaan als PDF, als MediaWiki bestand of als iPod presentatie.

  10. Let op met webtoepassingen: het internet is overduidelijk een integraal onderdeel van ons leven geworden. Je afvragen wat we zouden doen zonder internet staat zo ongeveer gelijk aan het je afvragen hoe we zouden overleven zonder drinkwater. IT-managers moeten wel goed begrijpen wat de veiligheidsrisico's zijn van een webgebaseerde omgeving, en afwegen hoe de organisatie zal reageren in het geval van down-time.

Dit gezegd zijnde, belichten we in de volgende paragrafen de meest gebruikte alternatieven.

[Opmerking]Het topje van de ijsberg

Het is onmogelijk om een lijst van alle tekstverwerkers, spreadsheets en presentatiesoftware op te noemen, laat staan up-to-date te houden. Het is dus mogelijk dat een toepassing die jij gebruikt niet in ons (zeer beperkte) overzicht voorkomt. Wij zijn ons bewust van deze tekortkoming. Het is echter niet onze bedoeling om compleet te zijn. Daar heb je immers het internet voor. We geven hier veeleer een overzicht van de mogelijkheden en de meest verspreide toepassingen. Als bedrijf of overheidsdienst grijp je sowieso niet naar een toepassing met een zeer kleine gebruikersbasis. Wil je een uitgebreider overzicht, dan verwijzen we je graag naar Wikipedia's vergelijking van office suites. Daar wordt ook een lijst van office suites bijgehouden, die veel uitgebreider is dan de onze.

Open Source office suites

Over Open Source programma's

Vaak hebben Open Source en Free Software programma's vanzelfsprekende ondersteuning voor ODF. Het is voor ontwikkelaars dan ook veel makkelijker om nieuwe richtlijnen en standaarden op de voet te volgen, omdat de broncode van het programma beschikbaar is als download van internet.

OpenOffice.org

OpenOffice.org bestaat uit de volgende modules:

  • Writer: tekstverwerking en HTML-editor

  • Calc: spreadsheetprogramma

  • Draw: tekenmodule voor vector grafieken

  • Impress: presentatieprogramma

  • Een formule-editor

  • Een database

Qua functieomvang en bediening is OpenOffice.org vergelijkbaar met MS Office, en bovendien bijna volledig compatibel. Een greep uit de belangrijkste features:

  • Uitgebreide lokalisatie, bijvoorbeeld ondersteuning voor het Fries.

  • Eenvoudige creatie van 2D- en 3D-grafieken.

  • Report Builder in Base maakt het mogelijk om snel rapporten op te maken.

  • Uitstekende ondersteuning voor andersvaliden en hun AT's.

  • Preview in een browser alvorens te exporteren naar HTML.

  • Hoog beveiligingsniveau voor het uitvoeren van macro's.

  • Cross-platform ondersteuning: MS Windows, Linux, Mac, UNIX

Kijk op de OpenOffice.org website voor meer informatie.

Figuur 3.1. Writer screenshot

Schermafdruk van OO.org Writer: demo van verschillende fonts, en fontkleuren, beelden, tekst rond beelden, formules, spellingcorrectie.

Veel grote spelers op de desktopmarkt ondersteunen OpenOffice.org. Bijvoorbeeld Novell geeft support voor zowel MS Windows als Linux versies met de SuSE Linux Enterprise Desktop, waarin extra zorg besteed wordt aan macro-ondersteuning en conversie van MS Office documenten naar OpenOffice.org.

KOffice

KOffice is een zeer uitgebreide suite die naast een groot aantal “creatieve” toepassingen - zoals een flowchartprogramma en tekenprogramma's, een programma voor projectbeheer en rapporteringspprogramma's - bestaat uit de volgende basistoepassingen:

  • KWord: tekstverwerking

  • KSpread: spreadsheet

  • KPresenter: presentaties

  • Kexi: database

Naast de uitzonderlijke gebruiksvriendelijkheid een greep uit de features:

  • Bestanden van MS Office, OpenOffice.org en andere suites grotendeels ondersteund.

  • Uitgebreide lokalisatie.

  • Makkelijk te gebruiken en op te zetten (genummerde) lijsten.

  • Meer dan 300 formules ingebouwd in de spreadsheet.

  • Auto-forms en HTML-slide shows in presentaties.

  • Kexi wordt naar voren geschoven als de langverwachte vervanger van MS Access, FileMaker en Oracle Forms.

  • Frame oriëntatie voor DTP.

  • Pagina-afmetingen op maat.

  • Ondersteuning voor scripting en (al dan niet commerciële) plug-ins, wat het mogelijk maakt het product specifiek voor een bepaalde groep gebruikers op te zetten.

  • Diverse Nederlandstalige ontwikkelaars in het core team.

  • Conditionele kleuring van cellen in spreadsheets.

KOffice is gelieerd aan de KDE Desktop omgeving, maar je kunt evengoed een andere desktopomgeving draaien en toch KOffice gebruiken. Die is momenteel op Mac in beta-versie verkrijgbaar. Op MS Windows werd de eerste versie in september uitgebracht, maar die is nog niet officieel (gepland voor Q1/2008). Alle platformen die X Window ondersteuning hebben, kunnen in principe KDE en daarvan afhankelijke toepassingen draaien. Hiertoe behoren alle Linux en BSD systemen.

Figuur 3.2. KWord screenshot

KOffice screenshot met demonstratie van Unicode ondersteuning voor Chinees, Russisch en (waarschijnlijk) Hebreeuws.

Bedrijfsspecifieke office suites

Microsoft Office

MS Office heeft standaard geen ondersteuning voor ODF. Het pakket is specifiek ontworpen voor MS Windows, hoewel er versies voor Mac beschikbaar zijn en het zelfs onder Linux in minimale configuratie draait.

Door installatie van een gratis downloadbare plug-in kan men toch bepaalde functionaliteiten toevoegen aan het pakket. Op korte termijn is een plug-in waarschijnlijk de gemakkelijkste en goedkoopste oplossing om MS Office gebruikers compatibel te maken met ODF: er is nauwelijks training nodig want men kan dezelfde programma's blijven gebruiken en de plug-in is gratis te downloaden van het internet.

In 2005-2006 zijn er een aantal projecten opgestart, maar momenteel zijn er slechts twee werkende producten beschikbaar om het lezen, schrijven en/of bewaren van ODF-bestanden mogelijk te maken in MS Office:

  • Open XML/ODF Translator: een door Microsoft gefinancierd Open Source Free Software initiatief dat als doel heeft het mogelijk maken van interoperabiliteit tussen toepassingen gebaseerd op ODF (1.0!) enerzijds en Microsoft OpenXML Office gebaseerde toepassingen anderzijds. Wij horen echter vanuit verscheidene bronnen dat deze oplossing verre van ideaal is (FedICT en SMALS vinden deze oplossing bijvooorbeeld niet afdoende voor gebruik bij de Belgische Federale overheid).

  • ODF-Plug-in van Sun voor Microsoft Office. Momenteel de best werkende en bijgevolg meest gebruikte oplossing om ODF te kunnen lezen, schrijven en opslaan

    Je kunt de plug-in gratis downloaden van http://www.sun.com/software/star/odf_plugin/.

[Opmerking]Geen office suite

MS Office is gewoon een verzameling van een aantal losse programma's. Striktgezien is het dus eigenlijk geen suite.

IBM Lotus Symphony

IBM is een groot voorstander van de ODF-standaard en meewerkend lid van de OpenOffice.org groep. Met Lotus Symphony biedt IBM een set basistools aan waarmee iedereen direct aan de slag kan. De suite bestaat uit drie modules: Documents, Presentations en Spreadsheets. Je kunt er platformonafhankelijk mee werken en dat past binnen de filosofie van IBM: de verzameling programma's die je nodig hebt om je werk te kunnen doen, mag niet bepalend zijn voor de keuze van het besturingssysteem.

StarOffice

StarOffice van Sun deelt dezelfde oorsprong als OpenOffice.org - Sun stelt trouwens nog steeds fondsen ter beschikking aan OpenOffice.org. StarOffice is een volwassen officepakket dat ook migratietools bevat om over te stappen vanuit MS Office. Deze hulpprogramma's zetten macro's om, maken analyses van de gebruikte code in macro's en berekenen de kosten voor migratie. Door middel van add-ons kun je de suite koppelen aan een blog en faxapparatuur. StarOffice is ook zeer sterk op het gebied van toegankelijkheid voor andersvaliden.

Corel WordPerfect Office X3

WordPerfect Office is compatibel met MS Office. Naast een tekstverwerker, spreadsheet en presentatiesoftware bevat deze suite ook een E-mailprogramma en exportfunctionaliteit naar PDF. De suite is gemaakt voor MS Windows, maar gedeelten zijn ook op andere platforms beschikbaar, zoals WordPerfect voor Linux. De recentste versies hebben ondersteuning voor ODF.

SoftMaker

SoftMaker van de Duitse firma SoftMaker SoftWare GmbH bestaat uit een tekstverwerker (TextMaker), een spreadsheetprogramma (PlanMaker), en in de nieuwste versie ook een presentatieprogramma (SoftMaker Presentations) dat compatibel is met MS Office, en een VBA-achtige programmeerhulp (BasicMaker).

Hoewel deze programma's hun eigen bestandsformaten hebben, zijn ze in hoge mate uitwisselbaar met MS Office, OpenOffice.org en WordPerfect Office, en bieden ze ook ondersteuning voor ODF. Er zijn geen versies voor MacOSX en UNIX.