De ODF Business Case Toolkit

Wat is de ODF Business Case Toolkit?

Het inzichtelijk maken van de kosten kan helpen om te bepalen welk migratiepad je gaat volgen. Als je weet wat je budget is en wat de werkelijke kosten voor migratie zijn, kun je het migratieproces hierop afstemmen.

De ODF Business Case Toolkit is een set van vragen die je helpen je ICT omgeving verder te analyseren en een planning te maken. Ze behandelen de financiële en kwalitatieve aspecten van je huidige omgeving. Op elke vraag zijn drie antwoorden mogelijk:

  • Ja: dit is het geval in mijn ICT-omgeving.

  • Nee: dit is niet het geval in mijn ICT omgeving.

  • Verdere analyse nodig: deze vraag is niet eenduidig te beantwoorden. De kosten zullen vooral zitten op de werkterreinen van de vragen waarop je dit antwoord geeft.

[Tip]Makkelijk werken

??? bevat de Business Case Toolkit, die je meteen kan beginnen invullen.

Vragenlijst

Integratie met bedrijfssystemen

Deze vragen hebben betrekking op elk type organisatie.

  • Heb je in je ICT omgeving specifieke office pakketten nodig om documenten aan te maken of om managementsinformatie te analyseren?

  • Betaal je momenteel voor dit soort integratiemogelijkheden?

  • Zijn er delen van je bedrijf of organisatie die niet 100% effectief kunnen werken omdat office pakketten niet voldoende integreren met het bedrijfssysteem?

Gegevens delen binnen je organisatie

Deze vragen zijn relevant voor alle gemengde omgevingen, d.w.z. daar waar verschillende office suites of onderdelen daarvan gebruikt worden.

  • Zijn er binnen je organisatie diensten waar men bestanden omzet van één bepaald formaat naar een ander om bestanden te kunnen delen?

  • Hoeveel tijd nemen deze omzettingen in beslag? Verzamel informatie van meerdere diensten of gebruikers en raam de kosten voor deze activiteiten.

Gegevens delen met derden

Deze vragen zijn relevant voor bedrijven en organisaties waar verscheidene office programma's in gebruik zijn.

  • Zijn er binnen je organisatie diensten waar men bestanden omzet van één bepaald formaat naar een ander om ze te kunnen delen met organisaties van externe partners?

  • Hoeveel tijd nemen deze omzettingen in beslag? Verzamel informatie van verscheidene diensten of gebruikers en raam de kosten voor deze activiteiten.

Budgettering en aankoop

Deze vragen zijn relevant voor alle organisaties.

  • Wordt het software licentieproces centraal beheerd? Hoeveel tijd en geld kost dat?

  • Hoe schat je de kosten in voor een software licentie audit binnen je organisatie, en wat zijn de eventuele financiële gevolgen als blijkt dat iets niet in orde is?

  • Heb je voldoende financiële middelen om officesoftware regelmatig em planmatig te vervangen?

Support

Deze vragen zijn relevant voor alle organisaties.

  • Welk ondersteuningsniveau bied je aan voor office software?

    • Stel je de software ter beschikking en is er technische ondersteuning bij problemen?

    • Is er ondersteuning voor het gebruik van features van de software?

    • Is er ondersteuning voor de ontwikkeling van automatiseringsoplossingen?

  • Wat zijn momenteel de kosten voor de ondersteuning van je gebruikers? Als je een gemengde omgeving hebt, zijn er dan bijkomende kosten voor uitgebreidere competenties bij het ondersteunend personeel, of biedt je juist minder gedetailleerde ondersteuning aan?

  • Kun je standaardiseren op een enkel product om de ondersteuning rendabeler en effectiever te maken?

Training en kennis

Deze vragen zijn relevant voor alle organisaties.

  • Zijn de office gebruikers in je organisatie of bedrijf opgeleid om aan een bepaalde norm te voldoen, bijvoorbeeld de ECDL (European Computer Driving License), of zijn er grote verschillen tussen de gebruikers?

  • Heeft de complexiteit van je huidige office omgeving gevolgen voor de productiviteit van het personeel, mochten ze moeten overschakelen op een ander software pakket?

  • Kun je voldoende middelen vrijmaken om te investeren in algemene opleiding van de gebruikers wanneer je bedrijfsspecifieke software blijft gebruiken?

Software installatie en upgrades

Deze vragen zijn relevant voor alle organisaties.

  • Maakt je huidige softwareportfolio software installatie en upgrades complex? Hieronder verstaan we gedistribueerd licentiebeheer (of gebrek aan beheer), velerlei en vaak ongecontroleerde versies (en/of verschillende producten), geen standaard uitrolmethode (een combinatie van CD installatie, schijf images, server/workstation model, thin client model en/of geautomatiseerde remote uitrolmethodes.

  • Maakt je huidige software portfolio installatie en upgrades van software juist eenvoudig? Onder eenvoudig verstaan we gecentraliseerd licentiebeheer, versiecontrole, remote deployment. Installatie en upgrades gebeuren snel en makkelijk. Het is ook eenvoudig te bepalen wanneer je moet upgraden.

  • Kun je een nieuwe standaard gaan gebruiken op een kostenefficiënte manier?

Open toegang en mogelijkheid tot hergebruik van gegevens

Deze vragen zijn relevant voor alle organisaties.

  • Heb je plannen om XML-gebaseerde webdiensten en dienstengeoriënteerde architecturen te gaan gebruiken binnen je organisatie?

  • Heb je de mogelijkheid om gegevens in office bestanden te gebruiken en te hergebruiken in andere delen van de organisatie?

  • Moet je investeren in bijkomende bedrijfsspecifieke software om de mogelijkheid tot hergebruik van gegevens te kunnen benutten?

Beslissingen nemen

  • Hoeveel tijd en moeite moet je steken in de ondersteuning van de beleidsmakers?

  • Welke belangrijke kosten zijn er verbonden aan evaluatie- en test omgevingen?

Projectbeheer

  • Hoeveel denk je te besteden aan projectbeheer?

  • Een nieuw office pakket installeren is een typisch ICT-project en vereist dezelfde kwaliteit en middelen voor projectmanagement die je aan andere projecten zou besteden. Heb je die middelen?

Communicatie

  • Hoeveel tijd en middelen zijn er nodig om het personeel op de hoogte te brengen van de veranderingen?

  • Heb je er rekening mee gehouden dat er waarschijnlijk meer communicatie nodig is omdat het hier gaat om een Open Standaard en misschien om vrije software, die doorgaans op meer kritiek kunnen rekenen dan bedrijfsspecifieke oplossingen?

Training

We hebben het hier zowel over technische training als training voor gebruikers.

  • Is er momenteel competentie voor de office suites en oplossingen die je wilt gaan gebruiken? Wat zou het eventueel kosten om die competentie te kopen of om je eigen support afdeling te trainen?

  • Welke competenties, voor welke producten en op welk niveau, zijn er momenteel aanwezig?

  • Wat zijn de verschillen tussen de huidige toestand en de toestand waar je naartoe wilt?

  • Welke trainingsoplossingen zouden het beste werken voor jouw organisatie, en welke kosten zijn daaraan verbonden?

Uitrollen en testen

  • Zijn er bestaande technische methoden en hulpmiddelen voor het uitrollen en testen van nieuwe software?

  • Indien dit het geval is, wat zou het kosten om de nieuwe software uit te rollen en te testen met de bestaande tools?

  • Indien nodig, wat kost het om nieuwe methoden te leren en te implementeren voor het uitrollen en testen van software?

  • Welke uitdagingen en kosten zijn er verbonden aan het manueel uitrollen van de nieuwe software, bijvoorbeeld op desktops en laptops die geen gebruik kunnen maken van geautomatiseerde uitrol?

Hardware upgrades

Vele suites draaien op oudere hardware. Maar sommige kantoorsuites vereisen specifieke computersnelheden, schermen en dergelijke.

  • Zijn er hardware upgrades nodig in je organisatie?

  • Zou je die hardware ook moeten upgraden als je de oude versies van softwarepakketten zou blijven gebruiken?

Conversies

Door gebruik te maken van een combinatie van tools en expertise kun je de inhoud van bestanden analyseren en opdelen in eenvoudige en complexere categorieën.

Eenvoudige bestanden kunnen door de gebruikers zelf worden omgezet op het moment dat ze het bestand moeten openen en bewerken.

Complexere bestanden vereisen bijkomende inspanningen. Men kan hier ofwel via een centrale technische dienst werken, ofwel de gebruikers trainen en hun een leidraad bieden om toch zelf bestanden te kunnen converteren.

Verder moet je ook rekening houden met archieven:

  • Als je de gebruikers zelf conversies laat uitvoeren, kunnen oudere documenten en archieven dan omgezet worden voor de deadline van het migratieproject?

  • Kunnen archieven eventueel automatisch omgezet worden? Wat zijn de kosten voor het maken of aankopen van de benodigde software om dat te bewerkstelligen?

Integratie met bedrijfssystemen

  • Heb je een inventaris van je business-systems en is er in kaart gebracht hoe ze met elkaar samenwerken?

  • Kan integratie zonder meer werken of moet je uitzonderingen maken, bv. voor MS Office?

  • Wat zou het kosten aan licenties, dubbele competenties e.d. om je oude omgeving naast de nieuwe te laten voortbestaan voor bepaalde goedgekeurde uitzonderingen?

Database-integratie en support

Maak een inventarisatie op van lokaal ontwikkelde “desktop”-databases zoals MS Access, Lotus Approach en Corel Paradox.

Identificeer het belang van deze desktopdatabases: sommige zullen zeer ad hoc zijn en makkelijk weggegooid kunnen worden, maar andere zouden misschien wel eens deel kunnen uitmaken van de ketting van bedrijfssystemen. Het komt vaak voor dat er geen of gebrekkige documentatie bestaat van deze systemen en dat er beperkte kennis aanwezig is, bijvoorbeeld omdat ze lang geleden even snel door een inmiddels ex-werknemer ontwikkeld zijn.

Classificeer deze databases in verschillende categorieën:

  • Multi-user, kritiek, onderdeel van business-systems.

  • Multi-user, niet kritiek, administratief systeem.

  • Single-user, kritiek, onderdeel van business systems.

  • Single-user, niet kritiek, administratief systeem.

Bepaal hoe je elke categorie gaat aanpakken:

  • Laten zoals het is: gebruikers mogen het programma behouden dat nodig is om de database te gebruiken;

  • Laten zoals het is: de ontwikkelaar krijgt toegang tot het programma om de database te ontwikkelen, gebruikers krijgen toegang tot een run-time omgeving;

  • Vervangen door een nieuwe toepassing, van een derde partij of intern ontwikkeld;

  • Ontwikkel of bestel een vervangingsdatabase;

  • Leid gebruikers op en laat hen een vervangingsdatabase ontwikkelen wanneer dat nodig is.

Macro's

Verzamel zoveel mogelijk informatie over bestanden die macro's bevatten binnen jouw organisatie.

Identificeer de eigenaars van die bestanden en de ontwikkelaars van de macro's.

Vergaar informatie over het doel van de macro in het bestand, de taken die door de macro uitgevoerd worden, welke bedrijfspolicies betrokken zijn, hoe de code werkt en wat de verwachtte output is.

Maak een schatting van de kosten voor omzetting, intern of door een derde partij.

Implementatie en support

  • Wat zijn de kosten van de benodigde arbeidskrachten voor de implementatie van de migratie?

  • Wat is het specifieke salaris voor de vereiste skill sets?

  • Hoeveel mensen moet je per dag ondersteunen?

  • Hoeveel mensen moet je in totaal ondersteunen?

  • Hoeveel dagen gaat de migratie duren?

Productiviteit

Identificeer de relevante categorieën voor productiviteit binnen je organisatie, bijvoorbeeld:

  • First line support

  • Administratieve dienst

  • Sales

  • Planbureau

  • Trainers

  • Technisch personeel: wetenschappers, controleurs, ingenieurs, informatici

  • Boekhouding

Verzamel voorbeeldbestanden van representatieve teams van alle groepen, samen met korte interviews met de betrokken gebruikers (key users), om een beeld te krijgen van normaal gebruik van officebestanden binnen je omgeving.

Breng deze voorbeelden onder in een van de categorieën Gegevensinvoer, Structurele Taak, Kenniswerker en High Performance Gebruiker.

Maak een onderscheid tussen gebruikers met een interne en gebruikers met een externe focus.

Op basis van deze indeling kun je bepalen voor welke gebruikers de productiviteit beïnvloed zal worden.

Samenwerkingsvoordeel

  • Welke bedrijfsprocessen werken momenteel samen gebruik makend van de bestaande office infrastructuur?

  • Moet je door een migratie deze samenwerking opgeven? Wat zouden daardoor de kosten zijn?

  • Wat zijn de kosten voor het handhaven van deze samenwerkingsverbanden in de oude infrastructuur?

Speciale functionaliteiten

  • Welke diensten maken gebruik van zeer specifieke functionaliteiten, bijvoorbeeld Smart Tags?

  • Wat zou de kost zijn voor het extra werk als deze speciale functionaliteiten niet aanwezig zouden zijn?

  • Wat zijn de kosten voor het behoud van deze functionaliteit in sommige delen van de organisatie?

Andersvaliden

  • Welke toegankelijkheidsfeatures van de desktop worden er binnen je organisatie gebruikt? Bijvoorbeeld grote lettertypes, StickyKeys. Werken deze functionaliteiten even goed met ODF-compatibele toepassingen?

  • Welke AT's (Assistive Technologies) worden er gebruikt door andersvaliden in je organisatie? Welke features van deze AT's worden er gebruikt?

  • Werken deze AT's (minstens) even goed met ODF-compatibele toepassingen? Indien dit niet het geval is, zijn er alternatieve AT's die alle nodige features aanbieden?

  • Wat zijn de kosten voor opleiding van gebruikers met een handicap en ontwikkeling van speciale trainingsmaterialen:

    • Indien je de bestaande AT's met ODF-compatibele toepassingen gebruikt?

    • Indien je een nieuwe AT invoert die het bestaande besturingssysteem, bestaande toepassingen en de ODF-compatibele software gebruikt?

    • Indien je een nieuwe AT invoert op een nieuw besturingssysteem met de ODF-compatibele toepassingen en andere toepassingen die vereist zijn in de nieuwe omgeving?

  • Wat kost het om de bestaande infrastructuur te blijven aanbieden aan gebruikers met een handicap?

Andere hulpmiddelen bij migratie

Als je een recente Enterprise Edition van StarOffice aanschaft of in bezit hebt, zit daarbij de Migration Assessment Tool. Ook meegeleverd bij dit pakket is de Macro Migration Tool.

Het OpenOffice.org-project heeft een onderafdeling op http://www.ooomacros.org, die een verzamelplaats is voor OpenOffice.org (OOo) macro's en add-ins en voor documentatie over het schrijven van macro's en het uitbreiden van de functionaliteiten van OpenOffice.org.

Alle grote leveranciers bieden uiteraard ook diensten aan in verband met planning van de migratie, voorspelling van de kosten, omzetting van documenten, aanpassingen en integratie van de toepassingen en hulpmiddelen die ze aanbieden, training en technische ondersteuning, al dan niet in samenwerking met lokale partners.