Organisatie van een migratie

Het gaat om mensen

Voor één persoon die de beslissingen neemt om een nieuw programma te gaan gebruiken is het een simpele kwestie: je beslist, leert bij, en doet het. Maar een team van tien, duizend of tienduizend gebruikers overzetten is iets heel anders:

  • In een groep van 100 gebruikers is er sowieso minstens 1 die niet wil overstappen naar een nieuw programma/process/formaat.

  • Eén persoon kan de attitude van een heleboel andere mensen beïnvloeden, positief of negatief. Als een gebruiker met een nieuwe toepassing aan de slag gaat en die onder de knie krijgt en anderen zien dat, dan geloven ze dat ze dat zelf ook kunnen. Als die gebruiker daarentegen niets probeert en niet bijleert, en anderen zien dat het niet gaat, dan gaan ze geloven dat ze zelf ook zullen falen.

  • Dit kan allemaal gebeuren, zelfs voordat iemand daadwerkelijk klaagt over het nieuwe product of er juist lovend over is. Hoe gebruikers over een product praten, en dan in het bijzonder de vooraanstaande gebruikers binnen een organisatie, heeft een reële invloed op de acceptatie van dat product. Hoe het hoofd van de marketing afdeling of de directeur zich erover uitlaat, hoe Janny die er al 30 jaar werkt erover denkt, hoe de auteur van het intern bedrijfsmagazine erover schrijft, dat alles is van groot belang.

  • Elke keer wanneer je iets wilt doen waarbij een grote groep mensen betrokken is, of het nu gaat over het invoeren van nieuwe software, nieuwe zeep of nieuwe sandwiches, kom je onverwachte problemen tegen. Een project waarbij veel mensen betrokken zijn, kun je niet “over-plannen”.

[Let op]Kan het iets specifieker?

Het is moeilijk om concreet te zijn over de organisatie van een migratie, want we willen niet één ODF-programma voortrekken ten nadele van een ander. Er is bijvoorbeeld veel informatie beschikbaar in de OpenOffice.org migratiegids, maar deze gaat ervan uit dat je naar OpenOffice.org migreert. Wij willen geen partij kiezen en concentreren ons daarom op een algemene werkwijze, die niet uitgaat van een bepaalde beginsituatie en van een bepaald einddoel.

Deadline

Om mensen aan de slag te krijgen, moet je duidelijke deadlines vaststellen. Communiceer de belangrijke data van de stappen in je migratieplan naar de gebruikers. Vertel hun hoe ze kunnen helpen om de gestelde doelen te halen en deel ook schouderklopjes uit wanneer alles goed verloopt.

Maak de gebruikers van verschillende afdelingen duidelijk dat vertraging in hun departement andere departementen nadelig kan beïnvloeden. Bijvoorbeeld: je hebt binnen elke afdeling een groep gebruikers aangewezen die voorbeeldbestanden moeten verzamelen. Zonder deze informatie kan het testen niet doorgaan.

Expliciete policy

Maak zeer duidelijk wat de doelstellingen zijn. Waarom moeten we overschakelen naar ODF?

Haal een aantal voorbeelden aan die voor je organisatie van toepassingen zijn en communiceer die naar de gebruikers. Leg uit wat ze zelf kunnen en moeten doen, en wat andere afdelingen van de organisatie of het bedrijf doen om toe te werken naar hetzelfde doel.

Met de ODF Business Case Toolkit analyse beschik je nu ook over een inventarisatie van de knelpunten binnen je organisatie. Leg uit hoe ODF die moeilijke kwesties gaat aanpakken en verbeteren. Probeer je gebruikers steeds positieve redenen te geven om over te stappen en mee te werken.