Wat merken de gebruikers ervan?

Inleiding

Een belangrijk aspect van migratie naar ODF is wat de gebruikers zelf ervaren als er niet met plug-ins voor bestaande toepassingen gewerkt wordt. In dat geval moeten de gebruikers van de ene naar de andere toepassing overstappen. We bespreken in deze paragraaf kort de meest voorkomende veranderingen.

Algemene verschillen tussen MS Office en OpenOffice.org/StarOffice

Hoewel de gebruikersinterfaces van MS Office, OpenOffice.org en StarOffice zo op elkaar lijken dat een gebruiker er onmiddellijk mee aan de slag kan, zijn ze niet identiek. Sommige functies zijn dan ook gebaseerd op verschillende basisconcepten.

Help

De Help faciliteiten lijken sterk op die van MS Office. Wanneer je de muis pointer over een knop beweegt, zie je een tool-tip die de knop beschrijft. Je kunt deze functie ook afzetten.

Je kunt de pointer ook veranderen in een vraagteken, onder andere met behulp van de toetsencombinatie Shift+F1. Als je dan ergens over beweegt komt een meer gedetailleerde beschrijving tevoorschijn.

Je kunt ook contextuele hulp laten zien door F1 in te drukken.

Het equivalent van de Office Assistant is de Help Agent. Dit is een icoon van een lampje dat gaat branden wanneer er hulp beschikbaar is voor een actie die juist uitgevoerd werd, of wanneer een woord automatisch gecorrigeerd wordt. Deze functie kan eveneens gedeactiveerd worden.

Inzoomen

Om de display afmetingen van een bestand op je scherm te veranderen via de statusregel of het menu.

In Writer zorgt de Optimal-optie ervoor dat het document altijd mooi past op het scherm. De zoom-factor wordt aangepast naargelang je zijpanelen activeert.

AutoCorrect en AutoFormat

Deze functies werken min of meer identiek aan die in MS Office.

Ook de functie om woorden te laten aanvullen tijdens het typen is aanwezig. Wanneer die actief is, probeert Writer te raden welk woord je wilt ingeven. Druk Enter om de suggestie te aanvaarden, of typ gewoon verder als je een ander woord wilt dan het voorgestelde.

Instellingen voor deze functie kunnen via het menu aangepast worden.

Menu's

De menustructuur is vergelijkbaar, hoewel sommige opdrachten op een andere plaats te vinden zijn. Bij OpenOffice.org en StarOffice is de pagina lay-out bijvoorbeeld een kwestie van formattering, en kun je alle functies in verband daarmee terugvinden onder het Format-menu in plaats van onder het File-menu. Er zijn ook enkele functies die je niet kunt vinden in MS Office, zoals bijvoorbeeld de ingebouwde Export naar PDF.

Figuur 4.1. Exporteren naar PDF in OpenOffice.org

Met OpenOffice.org kan je makkelijk bestanden uitvoeren naar PDF formaat. Met de Tagged PDF optie kan je de bestanden toegankelijk maken voor blinden en slechtzienden.

Gepersonaliseerde menu's bestaan niet in OpenOffice.org. Verder zijn sommige functies niet actief wanneer er niets geselecteerd is. De standaardinstelling geeft taken die inactief zijn, niet weer.

Toolbars

De plaats van sommige iconen kan verschillend zijn, en de iconen zijn ook niet volledig identiek aan die in MS Office. Veel iconen kun je uitklappen tot submenu's of losse toolbars.

De meeste toolbars kun je laten “drijven” of in verscheidene posities vastzetten. Toolbars kunnen ook naar wens aangepast worden.

Drag en drop

Drag en drop werkt in OpenOffice.org en StarOffice, maar er is minder feedback via de muis pointer.

Er is geen equivalent voor Shift+Click+Drag.

Zijpanelen en drijvende menu's

In Office XP introduceerde Microsoft het concept van zijpanelen. Deze lijken het meest op de drijvende of vastgezette vensters in OpenOffice.org of StarOffice. Je hebt de volgende mogelijkheden:

  • Navigator: min of meer het equivalent van Outline in Word.

  • Styles en Formatting: om stijlen te beheren.

  • Gallery: de clipart viewer, equivalent van de Media Gallery in MS Office.

  • Function Wizard: alleen in Calc, om interactief formules op te stellen.

  • Data Source Explorer: met dit hulpmiddel kun je velden van geregistreerde databases in je documenten slepen. Beschikbaar in Calc en Writer.

Er is geen equivalent voor het Clipboard van MS Office.

Sommige vensters in OpenOffice.org en StarOffice kun je docken, dat wil zeggen: vastzetten op een bepaalde plaats. Je kunt daarbij ook de grootte aanpassen. Je kunt ook vensters over elkaar leggen.

Page preview

Page Preview is het equivalent van Print Preview in MS Office. Je kunt deze functionaliteit gebruiken als viewer en om af te drukken. Je kunt één of meerdere pagina's bekijken, of de Book Preview modus gebruiken.

De Zoom-knop zoomt alleen in op het geheel. Er is geen pointer om in te zoomen op een bepaald gebied in het bestand.

Keyboard shortcuts

De standaard toetsencombinaties zijn hetzelfde als in MS Office:

  • Knippen: Ctrl+X

  • Kopiëren: Ctrl+C

  • Plakken: Ctrl+V

  • Ongedaan maken: Ctrl+Z

  • Opnieuw uitvoeren: Ctrl+Y

  • Opslaan: Ctrl+S

  • Openen: Ctrl+O

  • Nieuw: Ctrl+N

Smart Tags

Er zijn geen Smart Tags in OpenOffice.org en StarOffice.

Speciale karakters

Het equivalent van Insert Symbols is InsertSpecial Character.

Je kunt geen speciale karakters invoeren door hexadecimale codes te gebruiken zoals in MS Office.

Bestandsbeheer

Nieuwe bestanden aanmaken

In OpenOffice.org en StarOffice kun je vanuit elke applicatie een nieuw bestand van een andere soort starten. Zo kun je bijvoorbeeld vanuit Writer ook een nieuwe spreadsheet aanmaken.

Standaard templates

Elke component van OpenOffice.org en StarOffice heeft een uniek standaard sjabloon. De naam kan willekeurig zijn. In MS Office heten de sjablonen Normal.dot.

Wachtwoordbeveiliging en privacy

Wachtwoordbeveiliging is slechts beschikbaar voor bestanden die in OpenOffice.org en StarOffice formaten bewaard worden.

Persoonlijke informatie, zoals naam van de auteur, kan verwijderd worden via het menu FilePropertiesGeneral.

Digitale handtekeningen zijn mogelijk, net zoals in recente versies van MS Office.

Eigenschappen van bestanden

Hier zien we een aantal verschillen:

  • Description: vergelijkbaar met Summary in MS Office, maar er zijn geen velden voor manager of categorie.

  • Statistics: Writer bevat ook een wordcountfunctie die weergeeft hoeveel woorden een tekst bevat.

  • User defined: in MS Office is dit Custom, slechts vier velden. Je kunt die wel aanpassen via de Info fields knop.

  • Gebruik het internet tab blad om HTML opties te bekijken.

Zoeken in bestanden

Er is geen speciale zoekfunctie om specifieke tekst in bestanden te zoeken, maar er zijn wel verscheidene plug-ins en zoekprogramma's die dat wel doen.

Bestanden opslaan en versiecontrole

Autorecovery staat je niet toe om terug te keren naar de originele versie van een bestand. Als je een backup-kopie wilt opslaan, gebruik dan de daartoe bestemde functie in de Load/Save opties. Er is slechts één backup per bestandsnaam, die wordt aangemaakt zodra je het bestand opslaat.

Met versiecontrole kun je meer dan één versie van een bestand opslaan. Het verschil met MS Office is dat elk bestand een volledige kopie is en niet slechts de veranderingen bevat.

Werken met verscheidene open bestanden

In OpenOffice.org en StarOffice is er de “Single Document Interface”, dat wil zeggen dat elk open document zijn eigen venster heeft.

In MS Office wissel je met de combinatie Ctrl+F6 tussen documenten. In OpenOffice.org en StarOffice wordt F6 gebruikt om menu's en toolbars te bewegen. Ctrl+F6 maakt het huidige document actief.

[Opmerking]SDI/MDI

MS Office wisselde van Single Document Interface naar Multiple Document Interface en terug, met verschillende implementatieniveaus. Dit maakt het voor veel gebruikers, en zeker gebruikers met beperkingen, verwarrend om met een nieuwe versie aan de slag te gaan.

Find en replace

Deze functies zijn gecombineerd in OpenOffice.org en StarOffice. Er is geen apart menu of toetsencombinatie voor de vervangfunctie.

Er is ook geen “word forms”-functie.

Reguliere expressies zijn nogal verschillend van de “Use Wildcards”-functie in MS Office. Bijvoorbeeld “.” is equivalent aan “?” in MS Office. Er zijn macro's beschikbaar die de verschillen wegwerken.

Grammatica

Er is geen functie om de grammatica te controleren. Er zijn wel een aantal checkprogramma's in ontwikkeling.

Word vs. Writer

De meest opvallende verschillen:

  • Views: er is geen Normal view in Writer, noch een Reading layout.

  • In de status bar kun je de locatie niet zien van de cursor.

  • Er is geen equivalent in MS Word voor de Navigator.

  • Sommige keyboard shortcuts zijn verschillend. Sommige functies zijn uniek aanwezig in Word, zoals onderlijnen zonder de spaties te onderlijnen, of uniek in Writer, zoals een paragraaf omhoog of omlaag gaan.

  • Een driedubbele klik in Writer selecteert een volledige zin, in plaats van Ctrl+click in Word. Snelle selectie van een paragraaf is niet mogelijk door links-klikken in Writer.

  • Handelingen met tabellen kunnen iets verschillen. Er zijn ook kleine verschillen tussen gedragingen op UNIX-gebaseerde platformen en MS Windows. Tabellen in Writer gedragen zich veel meer als spreadsheets.

  • Wanneer je een grafiek van Calc plakt in Writer worden enkel relevante data geplakt, in plaats van het hele originele rekenblad.

  • Pagina lay-out in Writer is een eigenschap van de pagina-stijl en niet van het hele document.

  • Ruimte tussen paragrafen en pagina's wordt consistenter beheerd. Bijvoorbeeld een pagina afbreken voor een bepaald onderdeel maakt geen nieuwe lege pagina aan als dat onderdeel zich bovenaan de pagina bevindt. Je hoeft dus in Writer minder manueel te formatteren. Writer kan hierdoor ook beter overweg met grotere bestanden.

  • Mail Merge gedraagt zich aanzienlijk verschillend.

  • Conditionele tekst in Writer heeft veel meer mogelijkheden.

Excel vs. Calc

  • De Single Document Interface vereenvoudigt navigatie tussen spreadsheets. In Excel gebruikt men een Multiple Document Interface die de flexibiliteit voor de gebruiker beperkt.

  • Er zijn kleine verschillen in de drag-en-drop-functionaliteit. Zo is het in Calc bijvoorbeeld niet nodig om de muis pointer zeer precies te positioneren.

  • In Excel mogen alle parameters een range list bepalen. In Calc kun je alleen range lists hebben in INDEX-functies.

  • In Calc verschijnt er een menu met opties als je celinhoud wilt verwijderen, in plaats van dat de inhoud meteen verwijderd wordt.

  • Cellen naar beneden of naar rechts vullen gedraagt zich iets afwijkend, maar dezelfde functionaliteit is mogelijk.

  • Het standaardformaat voor getallen is verschillend.

  • Celinhoud wordt strikter geïnterpreteerd in Calc. Als de celinhoud tekst is, maar men vult een getal is, zal die cel nog steeds als tekst behandeld worden.

  • Calc heeft de mogelijkheid tot relatieve adressering van spreadsheets die tot hetzelfde bestand behoren.

  • Formules en rijen gedragen zich iets anders.

  • De functies INFO en GETPIVOTDATA zijn nog niet aanwezig in Calc. Er zijn problemen met een aantal andere functies wanneer zij geïmporteerd worden vanuit Excel, zoals CEILING en FLOOR.

  • DataPilots in Calc hebben dezelfde functie als Pivot Tables in Excel maar er zijn kleine verschillen.

  • De AutoFilter-functie gedraagt zich verschillend op sommige vlakken.

  • Er is geen contextueel menu om opmerkingen in te voeren in Calc. Dit kan wel gebeuren via het hoofdmenu.

  • Grafiekvormen zijn grotendeels overlappend, maar Calc heeft grafieken die niet beschikbaar zijn in Excel en omgekeerd.

  • Calc drukt standaard het hele bestand af, en niet alleen de actieve spreadsheet.

  • Macro's moeten omgezet worden, ze zijn niet uitwisselbaar tussen beide toepassingen.

PowerPoint vs. Impress

  • Alle views op een presentatie zijn in Impress onmiddellijk toegankelijk.

  • Wanneer een .ppt bestand ingevoerd wordt in Impress worden driekleurengradiënten omgezet naar tweekleurengradiënten, dubbele en driedubbele randen naar gewone randen en ronde stippelranden naar vierkante stippelranden.

  • Er is geen voice-over vertelmode in Impress. Er is geen achtergrond muziek voor een gehele presentatie, alleen per dia.

  • Er zijn geen bewegende grafieken in Impress.

  • Impress kan geen Pack en Go bestanden openen. PowerPoint kan niet exporteren naar een Flash bestand.

  • Slideshow animaties en transities verschillen lichtelijk

  • Fit to Frame gedraagt zich anders.

Van WordPerfect naar Writer

Er zijn een aantal macro's beschikbaar om OpenOffice.org en StarOffice meer op WordPerfect te laten lijken, onder andere:

  • Reveal Codes: Writer heeft geen onderliggende codes zoals WordPerfect. Maar er wordt gewerkt aan een macro, RevealCodes3.sxw, die ervoor zorgt dat je op vergelijkbare wijze kunt werken.

  • Hanging indents: dit concept is in Writer nogal verschillend van WordPerfect. De beste benadering is om stijlen (styles) te gebruiken in OpenOffice.org of StarOffice. Maar om de overgang gemakkelijk te maken kun je AltKeyHandler.sxw of Indents.sxw gebruiken als macro om de Hanging indents functie van WordPerfect te simuleren.