Hoofdstuk 5. ODF en de rest van de wereld

Inhoudsopgave

Bestanden delen
Houd je aan de regels
Bestanden openen en bewaren
Tekstbestanden
Spreadsheets
Diapresentaties
Andere bestanden
Webtoepassingen en ODF
Samenvatting

Samenvatting

Dit hoofdstuk behandelt allerhande vragen in verband met compatibiliteit:

  • Kan ik nog communiceren met bedrijven waar ODF nog niet de standaard is?

  • Hoe zet ik formaat X om naar ODF?

  • Zijn web toepassingen wel veilig?

  • Kan ik nog bedrijfsspecifieke templates gebruiken in ODF?

Bestanden delen

Houd je aan de regels

Het zal er na de migratie op aankomen je te houden aan een aantal strikte regels. Het is uiteraard belangrijk dat ook iedereen binnen je organisatie zich aan die regels houdt. Die zullen hier en daar wat verschillen, maar komen allemaal neer op “we gaan vanaf nu alles bewaren in ODF-formaat”.

Stel waar mogelijk ODF in als het standaard bestandsformaat om documenten op te slaan. Zo kunnen gebruikers geen vergissingen maken uit onachtzaamheid. Daar waar die mogelijkheid niet aanwezig is, kun je het beste quick reference cards aan de gebruikers uitdelen. Het is een kwestie van drillen: oude gewoontes moeten immers vervangen worden door nieuwe, en dat gebeurt alleen door herhaling en constante aanmoediging. Voor het opslaan van de meest gebruikte bestandstypes, zoals voor teksten, spreadsheets en presentaties kun je zelfs posters (laten) maken om op te hangen op de werkvloer.

Bestanden openen en bewaren

Veel toepassingen zullen een ODF-bestand, dat dus eigenlijk een soort XML is, opslaan in gecomprimeerde vorm. Maar de extensie is natuurlijk niet die van een gecomprimeerd bestand, maar bijvoorbeeld .odt, .odp of .ods. Wanneer je zulke bestanden wilt openen vanuit een compressietool, zullen ze mogelijk niet herkend worden als zijnde gecomprimeerd. Je kunt dit euvel eenvoudig verhelpen door het bestand te hernoemen en het achtervoegsel .zip te geven.

Een aantal ODF bestandstypes hebben geen equivalent in MS Office: formules (.odf), charts (.odc), tekeningen (.odg) en tekeningtemplates (.otg). Als je deze wilt uitwisselen met MS Office-gebruikers, heb je drie mogelijkheden:

  • Je neemt de voortrekkersrol op je en stuurt het bestand toch door zoals het is, samen met een link naar je favoriete toepassingen om dit soort bestanden te openen en te bewerken;

  • Je bewaart deze bestanden in een ander open formaat dat wel leesbaar is voor de geadresseerde, bijvoorbeeld PDF of HTML;

  • Je houdt een MS Office suite achter de hand om de conversie aan jouw kant uit te voeren.

Voor de andere bestandstypes (tekst, spreadsheet, presentatie, ...) geldt dat de meeste programma's die ODF ondersteunen, ook overweg kunnen met MS Office-bestanden. Het omgekeerde is niet waar! Wil je dus een bestand doorsturen naar een MS Office-gebruiker, bewaar het dan eerst in ODF-formaat. Bewaar het daarna opnieuw in een van de vele ondersteunde MS Office formaten. Door op deze manier te werken verzeker je je ervan dat je het origineel nog altijd kunt openen, zelfs al mocht de filter om het bestand om te zetten niet perfect werken.

De meeste ODF-toepassingen hebben een waarschuwingsbox wanneer bestanden vanuit een bedrijfsspecifiek formaat bewaard worden als ODF-bestand, omdat altijd de mogelijkheid bestaat dat tekstformattering en lay-out informatie verloren gaat. In de meeste gevallen gebeurt dat echter niet, want je hebt zelf tijdens het testen al kunnen opsporen waar de knelpunten liggen. Als je deze waarschuwingen vervelend of verwarrend vindt voor je gebruikers, kun je ze deactiveren.

Tekstbestanden

De meeste ODF-toepassingen hebben, naast de standaard bestandsformaten, de mogelijkheid bestanden op te slaan als:

  • OpenOffice.org Writer 1.x (.sxw of .stw)

  • Microsoft Word 97/2000/XP (.doc)

  • Microsoft Word 95 (.doc)

  • Microsoft Word 6.0 (.doc)

  • Microsoft Word 2003 XML (.xml)

  • Microsoft Pocket Word (.psw)

  • Star Writer 3.0/4.0/5.0(.sdw)

  • Star Writer Template (.vor)

  • DocBook (.xml)

  • Aportis Doc (Palm) (.pdb)

  • Rich Text Format (.rtf)

  • Text (.txt)

  • Text Encoded (.txt)

  • HTML (.html of .htm)

[Let op]RTF

Het RTF-formaat wordt nogal eens gebruikt om bestanden over te zetten tussen toepassingen. Hierbij is een verlies aan formatterings-, lay-out- en beeldinformatie een reëel gevaar, als de bestanden later in MS Office geopend worden. De beste manier van werken is om waar mogelijk het bestand op te slaan in MS Word 97/2000/XP formaat (.doc).

Sommige toepassingen kun je meer laten lijken op MS Word. Bijvoorbeeld in StarOffice en OpenOffice kun je compatibiliteitsinstellingen activeren via ToolsOptionsWriterCompatibility.

Figuur 5.1. OpenOffice.org Compatibiliteitsopties

In dit venster kan je de opties aanvinken om Writer meer op Word te laten lijken in zijn gedragingen.

Houd er rekening mee dat het mogelijk is dat sommige bestandsformaten wel ingelezen kunnen worden, maar niet geëxporteerd. Zo kan KWord bijvoorbeeld wel MS Word bestanden importeren, maar dit programma kan geen bestanden opslaan als .doc. KWord kan echter wel opslaan als Lotus AmiPro formaat, terwijl OpenOffice.org dat niet kan. Welke methodes je kunt gebruiken, en welke programma's, hangt dus grotendeels af van je behoeften. Er zijn geen algemene voorschriften en regels die altijd en overal werken. Je zult moeten experimenteren en vooral niet bang moeten zijn om een mix van verschillende programma's aan te bieden waar nodig.

Spreadsheets

Spreadsheets kun je naast de standaard bestandsformaten gewoonlijk ook opslaan in een van volgende formaten:

  • OpenOffice.org Calc 1.x (.sxc of .stc)

  • Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls of .xlw)

  • Microsoft Excel 97/2000/XP Template (.xlt)

  • Microsoft Excel 95 (.xls of .xlw)

  • Microsoft Pocket Excel (.pxl)

  • Microsoft Excel 2003 XML (.xml)

  • StarCalc formaten (.sdc of .vor)

  • Data Interchange Format (.dif)

  • dBase (.dbf)

  • SYLK (.slk)

  • Text CSV (.csv of .txt)

  • HTML (.html of .htm)

Er zijn eens te meer verschillen tussen de verschillende toepassingen. Sommige programma's kunnen niet opslaan in een bedrijfsspecifiek formaat, maar wel in formaten van andere vrij beschikbare toepassingen. Sommige toepassingen slaan de ODF XML bestanden in gecomprimeerde vorm op, maar soms kun je ervoor kiezen om ze ongecomprimeerd op te slaan.

[Waarschuwing]Versies van MS Office

Omdat Microsoft zijn specificaties niet vrijgeeft, is het momenteel onmogelijk om bestanden die in het nieuwste Microsoft formaat opgeslagen zijn, te delen met andere office suites. Dit geldt niet alleen voor andere producten zoals StarOffice en KOffice, ook binnen de MS Office gebruikende gemeenschap stelt dit problemen: heb je een oudere versie van MS Office, dan kan je geen nieuwe bestanden lezen. Binnen de vrij software gemeenschap werkt men met “reverse engineering” methodes om het formaat binnenkort te kunnen ondersteunen.

Dit probleem steekt uiteraard ook de kop op bij tekstbestanden en presentaties.

Diapresentaties

De meeste ODF-presentaties kun je ook bewaren als:

  • Microsoft PowerPoint 97/2000/XP (.ppt of .pps)

  • Microsoft PowerPoint 97/2000/XP Template (.pot)

  • StarDraw en StarImpress (.sda, .sdd, .vor)

Impress van StarOffice en OpenOffice.org kan ook exporteren naar MacroMedia Flash (.swf) en naar alle grafische formaten van Draw.

In PowerPoint kun je opmerkingen toevoegen tijdens de presentatie. Dit is niet altijd mogelijk in programma's die ODF ondersteunen. Het KPresenter handboek heeft hierover het volgende te zeggen:

 

Wanneer jij spreekt, hoort iemand anders aantekeningen te maken. Als het echt niet anders kan, gebruik dan potlood en papier.

 
 --Neil Lucock en Krishna Tateneni

Andere bestanden

OLE

OLE (Object Linking en Embedding) is eigenlijk de Microsoft-manier om samengestelde documenten te maken. Verschillende bestandsformaten kunnen zo in een specifiek Microsoft bestand geperst worden. In ODF is dit overbodig en daarom zul je dit soort bestanden nooit native aantreffen, gezien alle bestandsformaten gewoon XML zijn.

Met sommige toepassingen kun je echter wel Microsoft-bestanden met OLE importeren en exporteren. Echter, net zoals het bij OLE-objecten op MS Windows met MS Office al het geval is, hangt de uitwisselbaarheid in grote mate af van de machine waarop de objecten gemaakt zijn. Zo zullen OLE-objecten gebaseerd op MS Windows-toepassingen niet te bewerken zijn in StarOffice op Solaris.

WordArt en fonts

Het equivalent van WordArt is Fontwork in StarOffice en OpenOffice.org. Je kunt WordArt objecten importeren maar ze kunnen er iets anders uitzien.

Figuur 5.2. Fontworks

Voorbeelden van tekstvervormingen.

In het vrije programma Gimp, het Gnu Image Manipulation Program, is er een functie Script-Fu dat dezelfde functionaliteiten biedt - hoewel het meestal voor andere toepassingen gebruikt wordt.

Met KolourPaint van de KDE desktop suite kun je ook leuke teksteffecten maken.

Vector grafieken

ODF-tekeningen kun je doorgaans alleen opslaan in hun native formaat, maar je kunt ze ook exporteren naar een hele reeks andere bestandsformaten:

  • BMP

  • EMF

  • EPS

  • GIF

  • JPEG

  • MET

  • PBM

  • PCT

  • PGM

  • PNG

  • PPM

  • RAS

  • SVG

  • SVM

  • TIFF

  • WMF

  • XPM

Gelinkte bestanden

Gelinkte bestanden worden vaak geïmporteerd als tabellen. De links naar de originele bestanden of cellen gaan dan wel verloren. Als je zo'n bestand opslaat als Word bestand en je probeert het daarna in Word te openen, krijg je een foutmelding. Hetzelfde geldt voor frames en tekst boxen.

Active content

Actieve inhoud is gebaseerd op macro's. Tenzij je een vervanging vindt voor die macro's, zullen de controlers onbruikbaar zijn.

Macro's

Programma's die macro's ondersteunen, zoals OpenOffice.org en StarOffice, gebruiken een ander onderliggend concept. Daarom zijn macro's van MS Office niet direct overdraagbaar naar deze toepassingen. Andere programma's, zoals KOffice, ondersteunen eenvoudigweg geen macro's omdat ze geen veiligheids- en privacyrisico's willen introduceren in de code. Als alternatief heb je hier DCOP scripting, met als bijkomend voordeel dat je niet beperkt bent tot een bepaalde programmeertaal. Kexi, de database die bij het KOffice pakket hoort, biedt vergelijkbare functionaliteit los van de tekstverwerkingstoepassing.

Op het internet kun je je bij verscheidene forums en mailinglijsten aansluiten die problemen en oplossingen in verband met macro's documenteren.

Access database

Zowel OpenOffice, StarOffice en KOffice kunnen MS Accessdatabases lezen, zolang die geconfigureerd zijn om een van de standaard interfacespecificaties te gebruiken, zoals ODBC of JDBC.

We willen echter opmerken dat het eigenlijk uit den boze is om dit soort databases in een grote bedrijfsomgeving te gebruiken, omdat ze niet schaalbaar zijn en dikwijls lokaal op een PC draaien. Bijgevolg worden ze niet of slecht gebackupt, zijn ze niet altijd toegankelijk en niet betrouwbaar. Kleine databases in grote omgevingen voegen een extra graad van ingewikkeldheid toe, te meer daar het vaak om vergeten ad hoc oplossingen gaat, die pas aan het licht komen zodra de toepassingen die erop steunen niet meer werken.